21個整理簡報的技巧

21個整理簡報的技巧

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#Update : 2012-03-01

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#Keywords : PPT, Presentation, Tips, Inc, .

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在網路上看到一篇實用的文章：21個整理簡報的技巧 [INC,2012]

（Fix Your Presentations: 21 Quick Tips）

作者將這21件事情，分成(1)簡報前及(2)簡報時應注意的項目。

一、簡報前的準備

1. 以故事方式串聯聽眾與簡報間的關係

• 當演講內容無內容或關聯性不高時，將會很無趣。相反地，若能編織一個故事，並將聽眾塑造成故事中的主角、英雄時，可以引起聽眾的興趣。

2. 讓簡報與聽眾具有關聯性

• 聽眾只會對有共鳴的故事、想法有興趣。思考聽眾希望聽到的東西，並作出一個近似的簡報。

3. 簡短的自我介紹即可

• 冗長的介紹公司、個人資料將會惹惱聽眾，就算是大型演講，仍以一或二個句子介紹自己即可。

4.獨特地開場

• 開場時，揭露獨到的見解、觀察、願景，自然地引起聽眾的興趣。

5. 保持簡報簡短、讓人意猶未盡

• 簡報內容，寧缺勿濫。

6. 採用事實根據、不用臆測想法

• 模糊的概念反映出模糊的思考。事實可以支持講者的論證、可以量化、驗證、記憶。

7. 為不同的聽眾準備不同的內容 (客製化)

• 一份簡報如同一件衣服無法讓每個人都穿出特色，聽眾不同，簡報內容亦須跟著改變。

8. 簡化圖表

• 聽眾面對複雜圖表會停止思考，以簡單的圖表表示出重點即可。

9. 簡報使用簡單的背景

• 複雜的簡報背景只會讓聽眾分不出重點，使用簡單、單調、無色的背景即可。

10. 使用可讀性高的格式

• 別因為使用了不適當的格式而造成聽眾的眼睛疲勞，使用一般大字體字型（如 Arial）即可，避免使用粗體字、斜體字及全部大寫字。

11. 不需夢幻簡報

• 你希望聽眾記住你傳遞的信息，而非夢幻般的視覺效果，一般而言，越簡單越好。

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二、簡報時的注意事項

1. 事先檢查演講設備

• 確保硬體設備及影音皆能操作及正確地播放。

2. 面對聽眾演講

• 好的演講者會將目光投射在聽眾身上，而非簡報或筆記上，注視你的聽眾將可以激勵他們更專注在你的簡報及內容上。

3. 別對著簡報讀稿

• 對著簡報讀稿，如同侮辱你的聽眾的智商。

4. 別對著簡報發呆

• 對著簡報發呆代表你準備不足，移除不需要的簡報。

5. 別因為耍幽默而導致專業不足的印象

• 除非具有很好的演講能力，否則，不適當的幽默感、笑話，常常會讓你的簡報完蛋。

6. 避免敏感話題

• 每個聽眾都有敏感的話題，可能導致簡報中止，試著了解，並學習避免此類話題。

7. 避免使用過多的專業術語

• 過多的專業用語會讓人覺得你愛炫耀、自大。從簡報及你的字彙中刪除這些字。

8. 挑選適當的演講時機

• 安排一個適當的簡報時間，避免下班前、午餐前及假日前的時間。

9. 演講者自己準備問題

• 如果有預留QA時間，建議自己準備一些備而不用的問題。

10. 準備獨立的分享資料

• 如果有資料要分送給聽眾，應準備獨立的資料，而非將簡報桌作為陳列桌使用。

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#REFERENCE

• [] Fix Your Presentations: 21 Quick Tips, INC, 20120229, https://www.inc.com/geoffrey-james/how-to-fix-your-presentations-21-tips.html

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